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Processo Cotação    


 
  Finalidade
Possibilitar a cotação de preço com vários fornecedores de produto e serviço. A cotação pode ser feita com a integração entre os sistemas back office’s ou utilizando a Web.


 Regra do Processo
     
Este processo apresenta as seguintes etapas:

1.Se o parceiro optar por determinar valores limites de compra para a cotação e requisição, por usuário, primeiramente deve-se estipular no sistema e-Collaboration, os valores limites por usuário por intermédio da funcionalidade Manter Limites de Valor por Usuário, a partir dos limites estipulados para o usuário, na mesma funcionalidade, determinar os aprovadores de cotação e requisição e aprovador alternativo.

2. Inicialmente é gerada, por intermédio de uma solicitação de compra,  a necessidade de uma cotação no sistema do comprador (back office ou e-Collaboration).

2. Na seqüência a solicitação de cotação é enviada para o e-Collaboration do cliente. Neste ponto a cotação poderá ser consolidada automaticamente se forem originadas de uma mesma Requisição conforme Regra Genérica, ou consolidadas manualmente por intermédio da funcionalidade Consolidar Solicitações de Cotação, gerando uma única Solicitação de Cotação a partir de várias Solicitações semelhantes.

3. Depois da atualização da base, a cotação é enviada para os parceiros fornecedores.

4. O fornecedor responde a cotação. A resposta pode ocorrer de duas formas, dependendo se o fornecedor tem ou não a integração do e-Collaboration com o sistema back office e da configuração das regras de parceria:

5. Após a cotação ser respondida, será enviada ao e-Collaboration do cliente.  Neste ponto também existem regras para configurar se a cotação será selecionada no back office ou no e-Collaboration.  Se a escolha for no e-Collaboration, esta ação será realizada por intermédio da funcionalidade Escolher Proposta. Na funcionalidade Escolher Proposta pode-se fazer o comparativo das propostas para selecionar a melhor delas.

6. De acordo com a configuração das regras genéricas, listadas a seguir, o sistema pode também solicitar a aprovação da cotação, para posteriormente enviá-la para o sistema back office. A aprovação pode ser feita pela funcionalidade Aprovar Cotação. Após aprovação da cotação o sistema poderá ainda gerar Pedido de Compra.

7. A qualquer momento do processo, após a inclusão, a cotação pode ser consultada por intermédio da funcionalidade Consultar Cotação

 

Etapas adicionais

1. Se alguma informação referente à cotação for perdida, o sistema permite que esta seja recuperada por intermédio da funcionalidade Recuperar Cotação

2. Para situações em que não é necessária uma cotação formal de preço, o sistema permite a solicitação, a resposta e a consulta de preço por meio das funções Solicitar Consulta de Preço, Responder Solicitação de Preço e Consultar Preço.

Veja a lista de Regras Genéricas necessárias para o Processo Cotação:

Lista das Regras Genéricas configuradas 
para o Processo Cotação 
Regra Atributo  Valor Objetivo Onde Configura
Apresentar Proposta Proposta Anônima Verdadeiro/Falso Configura o sistema para que o cliente não identifique quem enviou a resposta da solicitação da cotação. Cliente
Aprovação de Cotação Critério de Seleção Proposta completa/ Somente itens selecionados / Todas as Propostas

1- Proposta completa: serão enviados para visualização do aprovador todos os itens da proposta selecionda de um determinado fornecedor (mesmo que outro item tenha a proposta selecionada de outro fornecedor)
2- Somente itens selecionados: serão enviadas para visualização do aprovador somente as propostas selecionadas
3- Todas as propostas: serão enviadas para visualização do aprovador todas as proposatas, independente da seleção.

Cliente
Aprovação de Cotação pelo Requisitante % Tolerância informado Para configurar o % de tolerância entre o preço informado na requisição e o preço cotado. Se o valor for maior que o permitido a cotação é enviada para aprovação do requisitante Cliente
Cálculo Prazo Entrega Dias Úteis Verdadeiro/Falso Ao gerar pedido de compra a partir da cotação, a regra determina se considera somente dias úteis para cálculo da data de entrega a partir do prazo informado na cotação (proposta selecionada) Cliente
Consolidar Solicitação de Cotação Ao Receber Solicitação de Cotação do Back Office Verdadeiro/Falso Caso uma única requisição com mais de um item gerou várias solicitações de cotação, esta regra permite consolidar estas solicitações de cotação e enviar uma única solicitação de cotação ao Fornecedor Cliente
Contra Proposta Não Permitir Verdadeiro/Falso Para configurar se permite que o comprador faça contra-proposta Cliente
Controle de Notificação Ao Gerar Cotação Automaticamente Verdadeiro/Falso Para configurar se autoriza o recebimento de e-mail informando o comprador que uma solicitação de cotação foi gerada automaticamente a partir da requisição Cliente
Ao Receber Informação Completar Pedido Verdadeiro/Falso Para configurar se autoriza o recebimento de e-mail informando o comprador que um pedido de compra precisa ser concluído Cliente
Contatos para Notificação Back Office/ e-Collaboration Para configurar qual contato tem prioridade, se back office será notificado o contato informado na mensagem XML recebido. Se e-Collaboration, o sistema utiliza o usuário ou contato do item, se não tiver, os constatos de compra/venda da parceria, e se não tiver o contato de compra/venda do parceiro., Em mensagens de erro: caso selecionar o e-Collaboration, o contato notificado será o Administrador de Parceiro. Cliente/Fornecedor
Ao Receber Aviso de Cotação não respondida Verdadeiro/Falso Configura se o Cliente recebe e-mail notificando que uma solicitação de cotação ainda não foi respondida pelo Fornecedor. O Fornecedor sempre é notificado. Cliente
Ao receber Aprovação de Cotação Verdadeiro/Falso Para configurar se autoriza o recebimento de e-mail quando receber uma mensagem para Aprovação Cotação Cliente
Ao receber Aviso de Cotação Não Respondida Verdadeiro/Falso Para configurar se autoriza o recebimento de e-mail quando receber uma mensagem para Aprovação Cotação Cliente
Ao Término Validade Cotação Verdadeiro/Falso Para configurar se autoriza o recebimento de e-mail quando receber uma mensagem informando que a cotação ainda não respondida Cliente/Fornecedor
Controle Tempo Resposta de Cotação Número de Horas Antes do Término de Validade Informado Configura o número de horas antes do término da validade da cotação, para que cliente e fornecedor sejam notificados da existência de uma cotação que ainda não foi respondida. Cliente
Critério para Envio para Aprovação Fluxo de Aprovadores - Todos os aprovadores
- Somente aprovador com permissão
- Bloqueia
Configura o fluxo de aprovadores a ser configurado quando do envio da requisição para aprovação. O sistema vai verificar se: 
1- Envia para o aprovador do requisitante cadastrado na Tabela de Valores e, caso o valor da requisição seja maior que o limite do aprovador, enviará para o aprovador deste;
2 - Envia diretamente para aprovação do aprovador com limite suficiente;
3 - Não envia para aprovação caso não exista aprovador com limite suficiente em nenhum nível.
Cliente
Exibir Lista Inicialmente Funcionalidade com Lista Inicial Aprovar Cotação, Consultar Leilões, Escolher Proposta, Responder Cotação Se verdadeiro o sistema já exibe a lista dos processos selecionados. A página de filtro pode ser acessada fechando a página da lista. Cliente ou Fornecedor
Funcionalidade Automática Aceite Contra Proposta Cotação Verdadeiro/Falso Para configurar se a resposta retornará automaticamente ou não, quando receber contra-proposta Fornecedor
Gerar Cotação a partir da Requisição Verdadeiro ou Falso Para configurar a geração da solicitação de cotação automaticamente a partir da aprovação da requisição Cliente
Gerar Pedido a Partir da Cotação Verdadeiro/Falso Configura se o pedido será gerado a partir da aprovação da cotação. Cliente
Iniciar Leilão a partir da Cotação Verdadeiro ou Falso Para configurar o início do leilão automaticamente a partir da aprovação da cotação ou seleção da melhor proposta, se não necessitar de aprovação Cliente
Resposta Cotação Verdadeiro/Falso Se regra de parceria Forma de Comunicação for B2B: a resposta retorna automaticamente do back office após integração.
Se regra de parceria Forma de Comunicação for Web: a resposta retorna automaticamente, com dados do próprio e-Collaboration.
Fornecedor
Integração de Cotação Critério de Seleção Proposta completa/ Somente itens selecionados / Todas as Propostas

1- Proposta completa: serão enviados para o back office todos os itens da proposta selecionda de um determinado fornecedor (mesmo que outro item tenha a proposta selecionada de outro fornecedor)
2- Somente itens selecionados: serão enviadas para o back office somente as propostas selecionadas
3- Todas as propostas: serão enviadas para o back office todas as proposatas, independente da seleção.

Cliente
Evento da Integração Após selecionar proposta/Após aprovar cotação/ Após gerar pedido Configura o momento de integração da cotação: após selecionar a proposta/ após aprovar a cotação/ após gerar o pedido. Cliente
Número  propostas Cotação por Fornecedor O usuário informa Configura o número máximo de propostas que serão enviadas ao sistema back office.
Não deve ser configurada caso o cliente queira selecionar as propostas.
Cliente
Não permitir alterações Resposta Cotação Valores Quantidade, Data de Entrega Configurar se permite ao fornecedor alterar os valores configurados na regra Fornecedor
Não Validar Dt Ent < Dt Atual Resposta Cotação Verdadeiro/Falso Configura para que, no momento do envio da resposta da cotação, o sistema não verifique se a data de entrega é menor que a data corrente. Cliente e Fornecedor
Notificar Aprovação Cotação Recorrência (horas) Informado Para configurar de quanto em quanto tempo o sistema envia notificação para aprovador que existe cotação pendente de aprovação Cliente

Tipo de Valor

Cabeçalho Cotação Vários Configura quais valores serão exibidos na interface de complemento da cotação, na funcionalidade Responder Cotação. Cliente/Fornecedor
Item Cotação Vários Configura quais valores serão exibidos na interface de complemento do item da cotação, na funcionalidade Responder Cotação. Cliente/Fornecedor

Validade Solicitação Cotação

Dias Úteis Verdadeiro/Falso Configura se o número de horas da validade da cotação, transformado em dias, considerará dias úteis ou dias corridos. Cliente
Número Horas Informado Configura caso a Validade Solicitação Cotação não seja informada no sistema back office, que o valor da regra determinará a validade em horas. Cliente/Fornecedor
Valor Padrão Método Transporte Métodos de Transporte cadastrados no sistema Para configurar qual Método de Transporte será utilizado quando não vier especificado na mensagem ou no cadastro ou resposta de cotação. Cliente/Fornecedor
Moeda Moedas cadastradas no sistema Para configurar qual Moeda será utilizada quando não vier especificada na mensagem ou no cadastro ou resposta de cotação. Cliente/Fornecedor
Natureza de Operação Fiscal Natureza de Operação cadastradas no sistema Para configurar qual Natureza de Operação será utilizada quando não vier especificada na mensagem ou no cadastro ou resposta de cotação. Cliente/Fornecedor
País Países cadastradas no sistema Para configurar qual País será utilizado quando não vier especificado na mensagem ou no cadastro ou resposta de cotação. Cliente/Fornecedor
Plano Pagamento Informado (código) Para configurar qual Plano Pagamento será utilizado quando não vier especificado na mensagem ou no cadastro ou resposta de cotação. Cliente/Fornecedor
Taxa Juros Mensal Informado Configura a taxa de juros mensal que o cliente ganharia caso aplicasse o valor do preço do item da cotação.  Essa taxa é utilizada no cálculo do valor presente do item. Cliente/Fornecedor
Tipo Frete CIF/FOB/A Retirar Para configurar qual Tipo de Frete será utilizado quando não vier especificado na mensagem ou no cadastro ou resposta de cotação. Cliente/Fornecedor
Transportador Informado (UID) Para configurar qual Transportador será utilizado quando não vier especificado na mensagem ou no cadastro ou resposta de cotação. Cliente/Fornecedor


E as seguintes Regras de Parceria:

Lista das Regras de Parceria  configuradas
 para o Processo Cotação
Funcionalidade Regra Atributo  Valor Objetivo Onde Configura
Enviar Solicitação Cotação Controle Tempo de Resposta Número de horas antes do Término da Validade Informado Configura o número de horas antes do término da validade da cotação, para que cliente e fornecedor sejam notificados de que existe uma cotação que ainda não foi respondida. Cliente e Fornecedor
Validade Solicitação Cotação Cliente Número Horas Informado Para configurar o tempo de validade da solicitação de cotação, caso não venha informado do Back Office. Cliente
Receber Cotação Aceite Contra Proposta Cotação Resposta Automática Verdadeiro/Falso Para configurar se ao receber uma contra-proposta o fornecedor deve aceitá-la automaticamente Fornecedor
Controle de Notificação E-Mail Verdadeiro/Falso Configura se o parceiro será ou não notificado por e-mail do recebimento de uma cotação (Fornecedor) ou da resposta da cotação (Cliente). Cliente e Fornecedor
Forma de Comunicação Transação B2B/Web Configura se o sistema back office do parceiro está integrado ao e-Collaboration, possibilitando a resposta automática da cotação. Caso contrário a cotação terá que ser respondida manualmente. Cliente e Fornecedor
Resposta a Solicitação Resposta Automática Verdadeiro/Falso Configura se a cotação será respondida automaticamente, buscando as informações no sistema back office do parceiro, ou será respondida manualmente na funcionalidade Responder Cotação. Fornecedor


A seguir a lista das Regras de Parcerias necessárias para o Processo de Solicitação de Consulta de Preço:

Lista das Regras de Parcerias  configuradas para o 
Processo Solicitação de Consulta de Preço 
Regra Funcionalidade Atributo  Valor Objetivo Onde Configura

Responder Solicitação de Preço

Forma de Comunicação Transação B2B/WEB Configura a forma de comunicação entre os parceiros, identificando se o sistema back office do parceiro está integrado ao e-Collaboration, possibilitando a resposta automática da solicitação, ou se não existe uma integração entre o sistema back office e o e-Collaboration do parceiro. Dessa forma, a solicitação terá que ser respondida manualmente. Fornecedor
     

Cotação com Itens de Consumo Direto

O sistema trata também o processamento de cotação com itens de consumo direto. Como estes itens normalmente se referem à compra de materiais não produtivos, como por exemplo materiais de escritório, limpeza etc., os clientes não possuem esses itens cadastrados no sistema de gestão, pois não controlam estes estoques.

O que ocorre é o cadastramento de um único item ou agrupamento por categoria.

Exemplo: Código: 9999 - Descrição: Materiais de Escritório (item único)

                Código: 99991 - Descrição: Materiais de Escritório (Item por categoria)
                Código: 99992 - Descrição: Materiais de Limpeza.

Quando um cliente solicita a cotação de um item desse tipo, é informada uma descrição a que se refere, porém, sem entrar em detalhes de especificação, como modelo, cor  etc.

Exemplo: Na cotação de 1 caixa de canetas BIC, na solicitação é informado 1 caixa do item de código 99991 e na descrição é especificado que se trata de canetas BIC.

Porém, para que os fornecedores que têm estes itens abertos nos seus sistemas possam dar entrada nas cotações, precisarão fazer a tradução destes. Com o e-Collaboration, o processo funcionará da seguinte forma:

1. O cliente, no Cadastro de Itens do módulo Catálogo, identificará os itens de consumo direto.

2. Quando o e-Collaboration do cliente receber uma cotação, verificará que esta apresenta um ou mais itens de consumo direto, conforme o parâmetro do catálogo, e enviará a cotação para o e-Collaboration do fornecedor sem fazer nenhuma tradução de código.

3. Quando o e-Collaboration do fornecedor receber a cotação e também identificar os itens de consumo direto,  irá disparar uma notificação com o endereço para acesso à funcionalidade Traduzir Itens Consumo Direto, para que seja feita a tradução desse(s) item(s).

4. Uma vez feita a tradução, essas informações são registradas pelo sistema. Caso o fornecedor faça o pedido e o faturamento posteriormente e envie a nota fiscal por intermédio do e-Collaboration, não será necessário fazer uma nova tradução, pois essa informação já está registrada no sistema. Nesse caso, a tradução é automática, tanto do lado do fornecedor quanto do cliente.
 
  
Fluxo do Processo

O fluxo a seguir detalha o processo de Cotação, demonstrando o fluxo da resposta manual e da resposta automática.

1. Processo Cotação - Primeira Proposta:
 


O fluxo a seguir detalha o processo de Cotação, demonstrando o fluxo de uma Nova Proposta:

2. Processo de Cotação – Nova Proposta:

 
 
 

  Configurações necessárias para o Processo

Papéis necessários

Os seguintes papéis podem acessar funcionalidades do processo de cotação:

Cliente:

Fornecedor:

 

Contatos necessários

Os seguintes contatos devem estar configurados para o processo:

Cliente:

  • Compra

Fornecedor:

  • Venda

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